Comment réaliser du publipostage Microsoft Office avec un CRM ?

Création de publipostage avec Microsoft Office dans un CRM expliqué en un article. TEST GRATUIT – SUPPORT FRANÇAIS 

               

Création de publipostage avec Microsoft Office dans un CRM

Avez-vous déjà entendu parler du publipostage ? Sans doute, oui. Ce terme revient souvent dans les réunions stratégiques de marketing dans les entreprises. En fait, c’est une arme efficace pour atteindre davantage de leads en travaillant sur le format et la présentation des messages qui leur sont adressés. Son efficacité est encore plus redoutable lorsqu’il est réalisé avec un CRM. Comment s’y prend-on pour le faire ? Lisez cet article et vous aurez la réponse.

Le publipostage, une arme commerciale stratégique et efficace 

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L’avis de Microsoft

Le publipostage vous permet de créer un lot de lettres personnalisées où chaque lettre est identique dans la mise en page, la mise en forme, le texte et les graphiques, à l’exception de parties personnalisées comme la salutation… Accédez à Publipostage > Démarrer le publipostage > lettres… Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous souhaitez envoyer à votre liste de diffusion… Votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations que Word utilise pour personnaliser votre lettre. Consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage… Accédez à Fichier > Enregistrer. Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, il reste connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure…

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Réaliser un publipostage Microsoft Office avec un CRM : les étapes à suivre 

À partir des logiciels de traitement de texte de la suite Office, vous pouvez faire votre publipostage sur logiciel CRM. L’exécution est simple. Il faut juste fusionner un fichier modèle de publipostage à une base de données contenant les noms, les adresses et les coordonnées des clients et prospects.

Pour mieux vous détailler la marche à suivre, nous prendrons l’exemple du logiciel Simple CRM, l’un des meilleurs sur le marché français. Les étapes à suivre se présentent comme suit.

Activer la fusion de documents dans le logiciel CRM

En principe, la fusion des documents est une fonction intégrée au logiciel Simple CRM. Toutefois, pour l’utiliser, l’administrateur du système doit l’activer au préalable. Ainsi, les utilisateurs de l’entreprise auront le droit de personnaliser à volonté leurs courriers.

Si vous êtes l’administrateur, sélectionnez « Admin CRM » dans le menu, puis l’onglet « Liste des utilisateurs ». Cliquez sur votre identifiant utilisateur. Dans l’option « Modèles de documents », cochez les deux cases portant sur création et modification de fichiers à partir de modèles.

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Créez un modèle de document

Les commandes précédentes ont permis d’autoriser la fusion de documents. Celle-ci est compatible avec les fichiers de Microsoft Office. Il ne vous reste qu’à créer votre document source, en tenant compte des spécificités de forme.

Prenez le soin d’insérer les balises qui seront remplacées au moment de la fusion, par le contenu de Simple CRM. L’idéal est de consulter la liste des balises fusion de documents mise à votre disposition par le logiciel. Cela vous évitera des erreurs d’écriture.

Chargez le document dans Simple CRM

Votre modèle de document réalisé, il ne vous reste plus qu’à l’ouvrir dans votre CRM. Rendez-vous dans le lanceur d’applications, puis l’onglet « Outils ». Sélectionnez « Modèle de documents » puis cliquez sur le bouton « Ajouter un modèle ». Une fenêtre apparaitra sous forme de formulaire.

Renseignez avec exactitude les champs. Le bouton « Choisissez un fichier » vous permettra de sélectionner le document créé à la première étape. Les autres boutons permettent de définir le type de document, la référence et la possibilité de désactivation au besoin.

Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez le bouton « Enregistrer ». Le tour est joué.

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Comment utiliser le modèle de document dans votre CRM ?

À présent, le modèle est enregistré dans le système du logiciel CRM. Pour l’utiliser et le fusionner à vos données, il faut créer et renseigner une interaction. Ainsi, vous associerez le modèle à vos données contacts présentes dans votre CRM. Il ne vous restera qu’à le télécharger pour l’exploiter.

Vous en êtes à vos débuts sur le système CRM ? Alors, il est bien possible que l’exécution de ces tâches soit plus compliquée pour vous. Heureusement, chez Simple CRM, notre équipe vous accompagne dans la mise en œuvre de cette solution, et donc dans le publipostage Microsoft Office avec un CRM. Ce sera rapide et plus simple.

Les avantages d'intégrer un CRM pour le publipostage dans microsoft office

L'intégration d'un CRM (Customer Relationship Management) au processus de publipostage dans Microsoft Office, en particulier avec les logiciels tels qu'Outlook, Word et Excel, présente de nombreux avantages pour les utilisateurs. Ces avantages sont liés à la personnalisation des communications, à l'efficacité du marketing et à la gestion des contacts clients.

Personnalisation des messages

L'un des principaux avantages d'utiliser un CRM pour le publipostage est la capacité à personnaliser les messages. En utilisant les informations clients stockées dans le CRM, les utilisateurs peuvent créer des modèles de messages personnalisés dans Word. Ces modèles incluent des champs fusionnés pour les destinataires, le contenu spécifique du message et d'autres informations pertinentes.

Segmentation des destinataires

Grâce aux données stockées dans le CRM, les utilisateurs peuvent segmenter efficacement leurs destinataires pour des campagnes de marketing ciblées. Ils peuvent créer des listes de contacts basées sur différents critères tels que l'historique d'achat, les préférences de produits ou les interactions passées avec l'entreprise.

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Automatisation des envois

L'intégration du CRM avec Outlook permet aux utilisateurs d'automatiser l'envoi de messages personnalisés à un grand nombre de destinataires. Ils peuvent configurer des règles pour déclencher l'envoi de messages en fonction d'événements spécifiques ou de comportements des clients.

Suivi des interactions

Grâce aux enregistrements des interactions clients dans le CRM, les utilisateurs peuvent suivre l'efficacité de leurs campagnes de publipostage. Ils peuvent voir qui a ouvert leurs emails, cliqué sur des liens, rempli des formulaires, etc. Ces données permettent d'ajuster les stratégies de marketing et de personnalisation.

Utilisation de données structurées

Les champs d'union dans Word et Excel permettent d'insérer facilement des informations spécifiques à chaque destinataire, telles que leur nom, leur adresse ou d'autres détails pertinents. Cela garantit que chaque message est adapté à son destinataire, ce qui améliore l'efficacité de la communication.

Intégration multicanal

En utilisant un CRM intégré à Microsoft Office, les utilisateurs peuvent gérer leurs campagnes de publipostage sur différents canaux, y compris le courrier électronique, le courrier postal, les messages texte et les réseaux sociaux. Cela offre une approche omnicanale pour atteindre les clients.

En résumé, l'intégration d'un CRM avec les outils de Microsoft Office pour le publipostage offre aux utilisateurs la possibilité de créer des communications personnalisées, de gérer efficacement leurs contacts clients, d'automatiser les processus d'envoi et de suivre l'efficacité de leurs campagnes marketing. Cela conduit à une meilleure expérience client, à des taux de réponse plus élevés et à une efficacité opérationnelle accrue pour les entreprises.